POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DIELCO S.A.S.

DIELCO S.A.S. (en adelante “DIELCO SAS”, “DIELCO”), sociedad legalmente constituida bajo la legislación colombiana e identificada con NIT. 830.081.566-4, con domicilio en la calle 15 # 12 – 57 en Bogotá D.C., en calidad de Responsable del Tratamiento, conforme a las disposiciones legales vigentes, presenta su Política de Tratamiento de Datos Personales dirigida a Clientes, Proveedores, Contratistas y Empleados (en adelante la “Política”).

 

En este documento se establecen los lineamientos dispuestos para el Tratamiento de datos personales realizado por DIELCO SAS, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008, y demás normas que conforman el Régimen de Protección de Datos Personales o aquellas que las modifiquen o sustituyan. Para su referencia, a continuación encontrará: un glosario de términos definidos, el tratamiento y las finalidades a las que serán sometidos sus datos personales, los derechos que tiene como Titular y la forma de ejercerlos, entre otros.

 

• GLOSARIO

 

Estos términos definidos serán aplicables, aun cuando se refiera en singular y plural, y se entenderán modificados cuando las normas aplicables los modifiquen o sustituyan.

 

• Clientes: Personas naturales y/o jurídicas que adquieren los bienes y servicios de DIELCO SAS.
• Contratistas: Personas naturales que realizan labores profesionales o técnicas en el marco de una relación contractual con DIELCO SAS.  
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

• Datos Personales Sensibles o Datos Sensibles: Datos personales cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Empleados: Personas naturales con las cuales DIELCO SAS tiene un vínculo laboral.
• Página web: Se refiere a la página web oficial de DIELCO www.dielco.net.
• Proveedores: Personas naturales o jurídicas que proveen bienes o servicios a DIELCO SAS.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titulares: Personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Respecto de los datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios, el término “Titular” incluye también personas jurídicas.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los datos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

• ¿QUÉ DATOS PERSONALES RECOLECTAMOS Y/O TRATAMOS?

 

Para la ejecución de nuestro objeto social, desarrollo de negocio y el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales, tributarias o laborales, entre otras, recolectemos los siguientes datos:

 

• Nombres y apellidos
• Documento de Identidad
• Fecha de nacimiento
• Teléfonos (celular y fijo)
• Dirección (comercial/domicilio/residencia)
• Correo electrónico (personal e institucional)
• Número y tipo de cuenta bancaria
• Licencia de conducción
• Entidades de Seguridad Social en la que el Titular se encuentra afiliado
• Información de navegación (en caso de ser aplicable)
• Actividad económica
• Información financiera
• Información patrimonial
• Información vehicular
• Información técnica
• Información de consumo
• Excepcionalmente la huella digital o información de ubicación física o georreferenciación

 

En algunas circunstancias recolectamos y tratamos datos de categorías especiales, conforme detallamos a continuación. 

 

Datos Personales Sensibles

 

Es posible que DIELCO SAS realice el Tratamiento de Datos Personales Sensibles, tales como: imagen, voz y huella digital, derivados de las grabaciones de circuito cerrado de televisión, el uso de máquinas de identificación dactilar u otros medios previamente informados al Titular. Además de las finalidades señaladas en la SECCIÓN III, los Datos Personales Sensibles son recolectados con el fin de: (i) identificar y dar acceso a las instalaciones o sistemas físicos y/o digitales de DIELCO SAS; (ii) realizar video vigilancia por audio y video; (iii) realizar los procesos correspondientes de conocimiento de cliente (“KYC” por sus siglas en inglés) en ejecución de los Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT); (iv) realizar piezas publicitarias de DIELCO SAS y documentar actividades de bienestar lideradas por Recursos Humanos; (v) cumplir con alguna obligación legal. 

Datos de menores de edad

 

En principio, DIELCO SAS no recolecta datos personales de menores de edad, salvo que los mismos se requieran como parte del cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social, conforme a las disposiciones legales vigentes o como parte del esquema voluntario de beneficios de DIELCO SAS. En caso de que la información personal de menores sea requerida, los representantes legales o tutores del menor de edad deberán leer esta Política y autorización de manera previa, expresa e informada. DIELCO SAS pondrá a disposición de los representantes legales los mecanismos para recolectar dicha autorización y el Tratamiento se realizará atendiendo el interés superior del menor y para el beneficio de estos.

 

Tanto los datos sensibles como los de menores de edad se tratarán bajo las condiciones dispuestas por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y toda reglamentación especial que resultara aplicable.

 

Datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y la proveniente de terceros países

 

Como parte de la interacción comercial entre DIELCO SAS y sus Clientes y Proveedores, recolectamos datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y la proveniente de terceros países se entenderá como aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente del contrato que les dé origen. 

 

Respecto de dichos datos, los cuales pueden ser recolectados en virtud de una relación comercial o de servicio, DIELCO SAS podrá reportar dicha información a los Operadores de Información, Agencias de Información Comercial o a terceros siguiendo en todo caso las disposiciones establecidas en la Ley 2157 de 2021, la Ley 1266 de 2008 y sus Decretos Reglamentarios. Lo anterior incluye reportes sobre el cumplimiento o incumplimiento de los compromisos comerciales y financieros, el monto de las obligaciones, si se encuentra en mora y el tiempo de la misma, fecha de exigibilidad de la obligación y la fecha del pago, entre otras. Los reportes de datos negativos sobre el incumplimiento de obligaciones ante centrales de riesgo se realizan siguiendo el requisito previo de comunicación exigido por las leyes anteriormente citadas. 

 

Así mismo, DIELCO SAS podrá consultar su información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, con el fin de verificar su puntaje de crédito u otra información relevante para la relación comercial o financiera con el Titular.

• TIPO TRATAMIENTO Y FINALIDADES

 

El tipo de Tratamiento que DIELCO SAS da a sus Datos Personales incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, actualización, rectificación, adición y/o supresión, y las demás operaciones sobre Datos Personales que sean legalmente válidas. 

 

De forma excepcional DIELCO SAS realiza Transmisión de datos personales, para lo cual suscribe los convenios de transmisión de datos aplicable en cada momento.

DIELCO SAS no realiza Transferencia de datos personales.

 

Los datos personales serán tratados por DIELCO SAS para las siguientes:

Finalidades

 

Estas finalidades aplicarán sin distinción y de manera general a cualquier Titular respecto del cual realizamos Tratamiento de Datos Personales:

 

• Ejecutar el objeto social de DIELCO SAS y las actividades relacionadas a este, tales como, pero no limitados a: comercio al por menor de artículos de ferretería, pinturas y productos de vidrio en establecimientos especializados, comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo, construcción de otras obras de ingeniería civil, instalaciones eléctricas, suministro, venta e instalación de materiales de construcción, ferretería, libros e impresión, actividades de crédito y/o financiación no regulada por la Superintendencia Financiera de Colombia, y cualquier otro tipo de actos, operaciones y actividades comerciales legalmente permitida.

• Establecer, gestionar y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación precontractual, contractual, post contractual, comercial, laboral, civil y/o de otra naturaleza entre DIELCO SAS y los Titulares.

• Garantizar el cumplimiento de cualquier obligación legal y/o requerimiento administrativo, judicial y/o jurisdiccional que se pudiere presentar.

• Gestionar los asuntos administrativos internos de DIELCO SAS, tales como: contabilidad, reportes financieros, presentación y pago de impuestos, procesos de auditoría, pago de obligaciones laborales y/o de seguridad social, entre otros.

• Realizar la debida diligencia de verificación de información de Clientes, Contratistas, Proveedores y Empleados, tales como revisión de cumplimiento de las leyes relativas a la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Realizar cruces de bases de datos públicas y privadas para enriquecer, complementar y adicionar información.

• Verificar la identidad e información provista por los Titulares, para fines tales como la verificación necesaria para cumplir con la obligación de “Know-Your-Costumer” y realizar la debida diligencia de cumplimiento de las leyes relativas a la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, y demás obligaciones regulatorias y/o contractuales.

• Tomar medidas y prevenir potenciales delitos, para las restricciones de acceso, seguridad de los activos y administración de riesgos.

• Desarrollar nuevos productos y servicios o mejorar nuestros productos y Servicios

• Ofrecer bienes y servicios propios o de aliados comerciales, incluida información relativa a nuestros productos, servicios, promociones, alianzas, contenidos, beneficios y los de terceros con los que tengamos una relación comercial. Para lo anterior, podremos usar cualquiera de los canales que el Titular haya autorizado, tales como: llamadas telefónicas, correo físico, mensajería instantánea, SMS, email y redes sociales.

• Realizar el registro en los sistemas y canales de comunicación de DIELCO SAS.

• Atender y gestionar peticiones, quejas y/o reclamos interpuestos por los Titulares de los datos personales.

• Contactar a los Titulares por vía de llamada telefónica, correo físico, mensaje de texto, mensajería instantánea (tales como: WhatsApp), email y/o redes sociales (en caso de que el Titular autorice) para temas comerciales y/o de marketing (propio o de terceros), así como para temas laborales, civiles, judiciales, administrativos.

• Entregar información relativa a los servicios o la relación comercial y contractual entre DIELCO SAS y los Titulares.

• Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado o de consumo, incluyendo la posibilidad de contactarlo para dichos propósitos. 

• Realizar actividades de inteligencia de negocios, prospectiva de clientes, métricas de consumo, tendencias e investigación de mercado, entre otras, transversales a la actividad comercial de DIELCO (por ejemplo, métricas de consumo de vehículos eléctricos que pueda asociarse a una persona natural).

• Consultar la información financiera, crediticia y comercial de los Titulares para los propósitos de la gestión contractual, así como reportar el comportamiento financiero, crediticio y comercial a las centrales de riesgo. Este Tratamiento se dará conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios, así como cualquier otra norma aplicable. 

• Reportar el comportamiento financiero, crediticio y comercial a las centrales de riesgo, en relación con el cumplimiento oportuno o incumplimiento, si lo hubiere, de las obligaciones comerciales, crediticias y/o financieras del Titular. Este Tratamiento se dará conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, sus decretos reglamentarios, y cualquier otra norma aplicable.

• Suministrar información de riesgo a los operadores y fuentes de información. Este Tratamiento se dará conforme a lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, sus decretos reglamentarios, y cualquier otra norma aplicable.

• Realizar el registro fotográfico, grabación de video o audio para efectos de video vigilancia, registro de eventos o capacitaciones realizados por DIELCO SAS.

• Expedir certificados a los Titulares, cuando estos los soliciten y sean procedentes.

• Para la gestión integral de procesos de selección y contratación de Empleados. Esta gestión incluye la fase de preselección (envío de hojas de vida, participación en procesos de selección, etc.), contratación, vinculación laboral y las obligaciones aparejadas a esta, así como las demás actividades relacionadas con la desvinculación de Empleados y Contratistas.

• Expedir certificaciones laborales y gestionar las historias laborales de los Empleados.

• Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

• Elaborar la nómina del personal de planta y liquidación de las prestaciones económicas de los ex empleados de DIELCO SAS y sus novedades (incluidas, pero no limitadas a: ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios pensión-AVP, aportes fomento a la construcción-AFC, etc.)

• Transmitir sus datos personales a terceros Encargados del Tratamiento, ubicados en Colombia o fuera del territorio nacional. Es posible que realicemos la Transmisión de tus datos a terceros Encargados del Tratamiento para la prestación de servicios tales como: cloud computing, contact center, e-mail marketing y/o cualquier otro servicio que se requiera para la provisión de nuestros productos o servicios, entre otras.

• Transferir a título gratuito u oneroso sus datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del territorio colombiano. Estos terceros tendrán también la calidad de Responsables del Tratamiento. Es posible que realizamos la transferencia de sus datos personales en caso de cambio de control de la compañía, por intereses comerciales con aliados de servicios, entre otras circunstancias.

 

• DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme a lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento de sus datos personales;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de esta Política;
• Acceder a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, previa solicitud a DIELCO, en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable;

Proceso de Consultas, Peticiones, Quejas o Reclamos (PQRs) relacionadas con el Tratamiento de datos personales

Para ejercer sus derechos como Titular, usted podrá presentar consultas, peticiones, quejas y/o reclamos a través de los siguientes canales de atención:

• Dirección: CALLE 15 No 12 - 57
• Teléfono: 745 90 50
• Correo electrónico para la gestión de PQRs: calidad@dielco.net 

 

Para realizar consultas, peticiones, quejas o reclamos en ejercicio de sus derechos, deberá acreditar tu condición de Titular de los datos personales anexando copia de su documento de identidad a la solicitud, por medio físico o digital. En caso de que actúe representado por un tercero, aquél deberá allegar poder autenticado y acreditar su identidad en los términos aquí indicados.

 

La solicitud deberá contener mínimo la siguiente información:

 

1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes de ser el caso.
2. Solicitud concreta, indicando cuál o cuáles de tus derechos de habeas data deseas ejercer, qué deseas consultar, o en qué consiste tu reclamo y cuáles son sus motivos (hechos que dieron lugar a la petición, queja y/o reclamo).
3. Dirección física y/o electrónica para dar notificaciones.
4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

 

En caso de que la información solicitada estuviera incompleta, le informaremos dentro de los primeros cinco días tras la recepción de su solicitud, para que pueda subsanarla. En caso de que, dentro de los dos (2) meses siguientes a la devolución de la solicitud, no se complementa la información, se entenderá desistida.

 

DIELCO SAS dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta. Si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, le informaremos los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En caso de reclamo, DIELCO SAS dará respuesta quince (15) días hábiles. Si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, le informaremos los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En el caso en que DIELCO SAS tenga la condición de Encargado del Tratamiento informará de tal situación al Titular o interesado en el dato personal, y comunicará al Responsable del tratamiento del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al Titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal.

 

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

 

Trámite de reclamos en materia de habeas data financiera

 

Los Titulares de la información o sus causahabientes que desean solicitar la corrección o actualización de sus datos podrán presentar un reclamo ante el operador, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Formular el reclamo o petición mediante escrito dirigido al operador del banco de datos, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, el operador contactará al peticionario para que subsane las fallas. Transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
2. Una vez recibida la petición o reclamo completo el operador incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga "reclamo en trámite" y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y deberá incluirse en la información que se suministra a los usuarios.
3. El término máximo para atender la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En los casos en que exista una fuente de información independiente del operador, este último deberá dar traslado del reclamo a la fuente en un término máximo de dos (2) días hábiles, la cual deberá resolver e informar la respuesta al operador en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En todo caso, la respuesta deberá darse al titular por el operador en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la reclamación, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, según lo indicado en el numeral anterior. Si el reclamo es presentado ante la fuente, esta procederá a resolver directamente el reclamo, pero deberá informar al operador sobre la recepción del reclamo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de incluir la leyenda que diga "reclamo en trámite" y la naturaleza del mismo dentro del registro individual, lo cual deberá hacer el operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la información de la fuente.

Para dar respuesta a la petición o reclamo, el operador o la fuente, según sea el caso, realizará una verificación completa de las observaciones o planteamientos del Titular.

Procedimiento para el reporte de información negativa

El reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de cualquier naturaleza, que hagan las fuentes de información a los operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, sólo procederá previa comunicación al titular de la información, con el fin de que este pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o cuota y la fecha de exigibilidad. Dicha comunicación podrá incluirse en los extractos periódicos que las fuentes de información envíen a sus clientes.

Transcurridos veinte (20) días calendario siguientes a la fecha de envío de la comunicación en la última dirección (física o electrónica) de domicilio del Titular que se encuentre registrada en los archivos de la fuente de la información y sin perjuicio, si es del caso, de dar cumplimiento a la obligación de informar al operador, que la información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado solicitud de rectificación o actualización y está aún no haya sido resuelta.

1. MODIFICACIONES

Esta Política podrá ser modificada por el Responsable en cualquier momento. Conforme a lo dispuesto en el Capítulo 25, Sección 3, artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único 1074 de 2015, cualquier cambio sustancial a esta Política serán comunicados oportunamente a los Titulares antes de implementar las nuevas Políticas. Entiéndase por cambio sustancial los relacionados con la finalidad de la base de datos, los Encargados del Tratamiento, los canales de atención del Titular, entre otros.

1. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

 

Cada una de las bases de datos de DIELCO S.A.S. tendrá una vigencia indefinida, mientras la sociedad exista y haya razones para guardar dicha información personal, a menos que la normativa aplicable determine una limitación temporal distinta.

 

1. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

 

Esta Política entrara en vigencia a partir del 07 de Octubre del año 2022.

ANEXOS POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

• POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DIELCO
• FORMATOS DE AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL:

1. EMPLEADOS;
2. CLIENTES
3. PROVEEDORES